公司秘書是甚麼？一文看清定義、職務及擔任條件
香港公司祕書是受《公司條例》規定的高級管理職位，負責公司合規運作、重要文件呈交與法定記錄維護，法人需持TCSP牌照，需為18歲以上香港永久居民，並承擔相關法律責任。
公司秘書是什麼？
香港每間公司必須設置公司秘書，但這個秘書跟我們日常工作中的一般秘書卻存在很大的不同。
公司秘書制度是源自英國，在香港稱為公司秘書；在中國稱為董事會秘書；在台灣部分公司會設定為公司治理人員。公司秘書與常見的秘書有所不同，一般秘書是文員，而在職位上公司秘書屬於公司的高級管理人員。
根據《香港公司條例》第622章第 474 (4) 條規定，在香港註冊的公司必須設有公司秘書這一職位，而在上市公司則必須聘用至少一名合資格的公司秘書。
公司秘書並非任何人都可以擔任的，一名公司秘書必須滿足以下要求：
法人團體：在香港設有註冊辦公室或營業地址，且必須持有「信託或公司服務提供者」牌照（TCSP 牌照）。
自然人：必須為年滿18歲的香港永久居民
自己能同時擔任公司董事及出任公司秘書嗎？
這是一個最常被問到的問題，答案是需要視乎董事的數目。
因為自然人擔任公司秘書一職只需要符合年滿18歲的要求，但當一家有限公司只有一個董事時，該董事不能同時擔任公司秘書。
即如公司有兩名式以上董事時，董事是可以同是擔任公司秘書。但公司秘書一職並非你不做那就我做，簡單掛名擔任的職務，公司秘書一職是作為公司與政府交流及接洽的角色，需要熟悉法規作為規管公司的角色，能確保公司在符合法規的下經營，亦要避免公司及管理層違反法規令公司須負上法律責任。
法例要求成立有限公司及上市公市必須具備一名公司秘書，公司秘書是作為良好的公司管治的重要的一環。公司秘書對專業的要求並非可以由一般行政人員擔任的，公司秘書亦需要負上法定責任，如未能找到合適的人選可考慮找尋公司秘書公司的公司秘書服務。
公司秘書職務
公司秘書作為法定要求成立公司必備人員，對企業管治極為重要，公司秘書需要為公司製作大量公司與政府文件，亦需要監查公司營運及決策符合法規，同時需要負上法律責任。
公司秘書的工作極為廣泛，從公司的誕生至解散都有公司秘書需要辦理的職務，以下是公司秘書的主要職務：
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準備及保存重要控制人登記冊
為了提升法團實益擁有權的透明度，以履行香港的國際責任，經修訂的《公司條例》(第622章) 規定在香港成立為法團的公司須取得和保存實益擁有權的最新資料，以備存「重要控制人登記冊」，供執法人員查閱。
呈交週年申報表
周年申報表是香港註冊的本地私人有限公司必須每年遞交的周年申報表NAR1 表格，周年申報表需要載列公司過去一年的財務報表、股東詳細及公司記錄等。
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商業登記證續證及更改資料
商業登記證分為一年證及三年證，續證、更改公司名字、地址、業務等均需要以書面方式通知商業登記署。
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登記及保存法定紀錄冊
法定記錄須存放於公司註冊辦事處或由公司通知註冊處處長，指明記錄所備存的某訂明地方。
法定記錄包括
一、 董事、成員、秘書和重要控制人登記冊；
二、 成員及董事的書面決議；
三、 成員及董事的會議記錄；及
四、 會計紀錄。
除了上述4大職責外，公司秘書的職責還包括：與監管機構溝通、撤銷公司註冊及組織並協助舉行董事會議及股東會議。
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擔任公司秘書的條件
公司秘書的職務並不簡單，需要成為公司的法規及法律顧問，確保公司管理符合法規及持續發展，因此除了法定滿足年滿18歲的要求外還需要其他專業資格。
出任公司秘書需要具備對行政、會計及法律的基本知識，一般公司秘書不需要擁有專業資格，但建議還是請具備經驗或基本知識的人擔任，避免公司出現忘記遞交表格或申請商業登記證等最基本的錯誤。
而香港上市的上市公司對公司秘書的要求則較高，需要符合專業資格或有關經驗方面足以履行職責的要求，需要符合以下其中一項資格
1.香港公司治理公會會員；
2.《法律執業者條例》所界定的律師或大律師；及
3.《專業會計師條例》所界定的會計師。
如何找到合適的公司秘書
公司秘書是公司一個重要的角色，如沒有找到合適的董事選出任公司秘書，可考慮找秘書公司協助。
秘書公司的公司秘書服務大多包括製作會議記錄、遞交周年申報表、更改公司註冊地址及業務性質、更改公司名稱、分行更改資料、更新董事或秘書個人資料、更新及備存公司記錄冊及重要控制人登記冊等，把與政府部門溝通及文件遞交與保存的工作交由秘書公司負擔，讓一般公司能更專注於業務發展。
提供公司秘書服務的秘書公司需要符合在香港設有註冊辦公室或營業地址，且必須持有「信託或公司服務提供者」牌照（TCSP 牌照），如需要找秘書公司建議可找能提供多元服務的公司，如另外提供會計及報稅服務等，免除與不同公司接洽與磨合的時間。
常見問題
誰都可以擔任祕書嗎？
對，只要是年滿18歲且為香港永久居民都可以擔任公司祕書。
公司董事可以兼任公司祕書嗎？
如果公司只有一名董事，那該董事不能兼任公司祕書；若有兩名或以上董事，則可由其中一名董事擔任。
要怎麼更換公司祕書？
董事會需通過決議委任新人選，並在變更生效日起 15 日內填妥指明表格向公司註冊處申報。
總結
公司秘書一職需要受到公司重視，需要確保公司的日常營運符合規範，公司秘書對公司沒有直接的控制權或擁有權，但如公司有違反任何公司條例，公司秘書需承擔相關責任。因此公司秘書的職責是重中之重，朗峰商業顧問團隊持有「信託或公司服務提供者」牌照（TCSP 牌照），能夠為你提供公司秘書服務，以及提供全方位的支援協助您快速展開業務，立刻聯絡朗峰商業顧問團隊協助您開啟生意藍圖！