摘要：计划开公司的你一定看香港有限公司的成立流程中需要设立公司秘书，公司秘书一职听起来跟平常的秘书没什么不一样，那么到底公司秘书是做什么的？ 职务与一般秘书有什么差异？ 下文将告诉你有关公司秘书与公司的关系、职责与如何找到合适的秘书公司。
公司秘书是什么？
香港每间公司必须设置公司秘书，但这个秘书跟我们日常工作中的一般秘书却存在很大的不同。
公司秘书制度是源自英国，在香港称为公司秘书; 在中国称为董事会秘书; 在台湾部分公司会设定为公司治理人员。 公司秘书与常见的秘书有所不同，一般秘书是文员，而在职位上公司秘书属于公司的高级管理人员。
根据《香港公司条例》第622章第474（4） 条规定，在香港注册的公司必须设有公司秘书这一职位，而在上市公司则必须聘用至少一名合资格的公司秘书。
公司秘书并非任何人都可以担任的，一名公司秘书必须满足以下要求：
法人团体：在香港设有注册办公室或营业地址，且必须持有信托或公司服务提供商牌照（TCSP牌照）。
自然人：必须为年满18岁的香港永久居民
自己能同时担任公司董事及出任公司秘书吗？
这是一个最常被问到的问题，答案是需要视乎董事的数目。
因为自然人担任公司秘书一职只需要符合年满18岁的要求，但当一家有限公司只有一个董事时，该董事不能同时担任公司秘书。
即如公司有两名式以上董事时，董事是可以同是担任公司秘书。 但公司秘书一职并非你不做那就我做，简单挂名担任的职务，公司秘书一职是作为公司与政府交流及接洽的角色，需要熟悉法规作为规管公司的角色，能确保公司在符合法规的下经营，亦要避免公司及管理层违反法规令公司须负上法律责任。
法例要求成立有限公司及上市公市必须具备一名公司秘书，公司秘书是作为良好的公司管治的重要的一环。 公司秘书对专业的要求并非可以由一般行政人员担任的，公司秘书亦需要负上法定责任，如未能找到合适的人选可考虑找寻公司秘书公司的公司秘书服务。
公司秘书职务
公司秘书作为法定要求成立公司必备人员，对企业管治极为重要，公司秘书需要为公司制作大量公司与政府文件，亦需要监查公司营运及决策符合法规，同时需要负上法律责任。
公司秘书的工作极为广泛，从公司的诞生至解散都有公司秘书需要办理的职务，以下是公司秘书的主要职务：
准备及保存重要控制人登记册
为了提升法团实益所有权的透明度，以履行香港的国际责任，经修订的《公司条例》（第622章） 规定在香港成立为法团的公司须取得和保存实益所有权的最新资料，以备存重要控制人登记册，供执法人员查阅。
呈交周年申报表
周年申报表是香港注册的本地私人有限公司必须每年递交的周年申报表NAR1 表格，周年申报表需要载列公司过去一年的财务报表、股东详细及公司记录等。 点击查看周年申报表资料。
商业登记证续证及更改资料
商业登记证分为一年证及三年证，续证、更改公司名字、地址、业务等均需要以书面方式通知商业登记署。 点击查看商业登记证资料。
登记及保存法定纪录册
法定记录须存放于公司注册办事处或由公司通知注册处处长，指明记录所备存的某订明地方。
法定记录包括
一、 董事、成员、秘书和重要控制人登记册;
二、 成员及董事的书面决议;
三、 成员及董事的会议记录; 及
四、 会计纪录。
除了上述4大职责外，公司秘书的职责还包括：与监管机构沟通、撤销公司注册及组织并协助举行董事会议及股东会议。
担任公司秘书的条件
公司秘书的职务并不简单，需要成为公司的法规及法律顾问，确保公司管理符合法规及持续发展，因此除了法定满足年满18岁的要求外还需要其他专业资格。
出任公司秘书需要具备对行政、会计及法律的基本知识，一般公司秘书不需要拥有专业资格，但建议还是请具备经验或基本知识的人担任，避免公司出现忘记递交表格或申请商业登记证等最基本的错误。
而香港上市的上市公司对公司秘书的要求则较高，需要符合专业资格或有关经验方面足以履行职责的要求，需要符合以下其中一项资格
1.香港公司治理公会会员;
2.《法律执业者条例》所界定的律师或大律师; 及
3.《专业会计师条例》所界定的会计师。
如何找到合适的公司秘书
公司秘书是公司一个重要的角色，如没有找到合适的董事选出任公司秘书，可考虑找秘书公司协助。
秘书公司的公司秘书服务大多包括制作会议记录、递交周年申报表、更改公司注册地址及业务性质、更改公司名称、分行更改资料、更新董事或秘书个人资料、更新及备存公司记录册及重要控制人登记册等，把与政府部门沟通及文件递交与保存的工作交由秘书公司负担，让一般公司能更专注于业务发展。
提供公司秘书服务的秘书公司需要符合在香港设有注册办公室或营业地址，且必须持有信托或公司服务提供商牌照（TCSP牌照），如需要找秘书公司建议可找能提供多元服务的公司，如另外提供会计及报税服务等，免除与不同公司接洽与磨合的时间。
总结
公司秘书一职需要受到公司重视，需要确保公司的日常营运符合规范，公司秘书对公司没有直接的控制权或所有权，但如公司有违反任何公司条例，公司秘书需承担相关责任。 因此公司秘书的职责是重中之重，朗峰商务顾问团队持有「信托或公司服务提供商」牌照（TCSP 牌照），能够为你提供公司秘书服务，以及提供全方位的支持协助您快速展开业务，立刻联络朗峰商务顾问团队协助您开启生意蓝图！
